|
Forberedelse:
Fjern stifter og lignende på papirpost før skanning.
Innbundne eller lange dokumenter på klippes opp.
- Søk om saken finnes fra før og bruk denne, hvis ikke opprettes ny sak. Sjekk om det er sak i historisk base – før på saksnummer (Særlig NPE-saker, barnevern, tilsyn)
- Dersom dokumentene tilhører en sak som er avsluttet i inneværende periode endres sakens status i elektronisk journal
- Legg inn rett saksansvarlig i henhold til dokumentguiden
- Legg inn rett ordningsverdi. Hvis du ikke vet ordningsverdien, la den stå åpen.
- Vurder om det skal inn tilgangskode og rett hjemmel. Skjerm evt. sensitiv informasjon i tittelfeltet hvis det blir lagt inn tilgangskode.
Det skal skilles mellom hoveddokument og vedlegg. Hoveddokumentet skal være det informasjonsbærende dokumentet. Ved store dokumenter som er tunge å skanne:
- skann inn framsiden av dokumentet
- legg inn merknad i journalposten om at bunken er oversendt til avdeling/saksbehandler, og til hvilken avdeling
- legg bunken i hylla til rett avdeling/saksbehandler
Fjern stifter og lignende på papirpost før skanning.
Innbundne eller lange dokumenter på klippes opp. Skanning: Pixedit benyttes for å skanne dokumenter direkte til PDF-A format (godkjent arkivformat). PixEdit fjerner også blanke sider, sorte kanter m.m. som en del av konfigurasjonen gjort for foretakene. Skann inn dokumentet. Skann alltid i farge.
- Kontroller følgende:
- at saksnummer stemmer med saksnummeret som er påført dokumentet
- at det blir lagt på rett saksbehandler
- at antall sider som er skannet inn stemmer med sider som er mottatt
- at sidene - om nødvendig - er rettet opp slik at de står riktig veg
- at hele det innskannede dokumentet og eventuelle vedlegg er lesbare/har tydelig skrift. Dersom kvaliteten på enkelte ark ikke er god nok, må de slettes og skannes på nytt
- at tittel på dokumentet er lik tittel på journalpost
- at dokumentet har fått riktig dokumentdato
- følgebrev og vedlegg skannes normalt som separate filer – bruk skjønn
- vedleggene gis navn som identifiserer innhold
- at det blir satt riktig forfallsdato
- at riktig adressat og hele adressen er påført. Hentes fra enhetsregisteret/folkeregisteret (Kun ved oppgitt fullt fødselsnr.)
- at avsenders referanse er lagt inn (hvis registrert i dokumentet)
- at det ikke er skrivefeil
- at evt tilgangskode og lovhjemmel og skjerming er påført
- alle dokumenter er tilknyttet i arkivformat (PDF)
- journalposten har status J - journalført av arkivet
- Følg skriveregler:
- tittelen skal fortrinnsvis være på bokmål
- tittelen skal inneholde sentrale ord og uttrykk som gir en god beskrivelse av sakens eller dokumentets innhold
- tittelen skal ikke inneholde for eksempel «SV», «VS» «FWD» m.m. som følger med fra emnefelt i eposter
- alle begreper skal som hovedregel skrives helt ut. Forkortelser kan eventuelt komme i tillegg. Allment kjente forkortelser/akronym er tillatt. Fremmedspråklige tekster skal av hensyn til søkbarhet også oversettes til bokmål i tillegg til original tekst
- fødselsdatoer skal skrives med åtte siffer med formatet DDMMÅÅ. Det anbefales at andre datoer også skrives på denne måten, men med punktum mellom; DD.MM.ÅÅÅÅ
- tittelen skal ikke inneholde filekstensjon (for eksempel "*.pdf", "*.docx", "*.jpg", "*.doc"
- hvis en sakskarakter endres skal også tittelen endres (F.eks fra klagesak til tilsynssak). Vurder eventuelt endring av ordningsverdien på saken
I saker eller dokumenter som er unntatt offentligheten kan deler av tittelen skjermes, men tittelen må likevel gi et godt bilde av sakens eller dokumentets innhold, og bør i så stor grad som mulig være lik den unntatte tittelen. Sakene fordeles i hht. avdelingens dokumentguide. Originalene tas vare på i minimum 3 måneder før de makuleres. Unntak gjelder for følgende dokumenter som skal oppbevares på papir:
- Håndsignerte avtaler/kontrakter som inngås på vegne av helseforetaket
|