KS Svar inn, Altinn og eDialog

Helse Nord-Trøndelag kan motta henvendelse digitalt via flere kanaler: KS, Altinn og eDialog.

KS

KS FIKS er en nasjonal felleskomponent som formidler dokumenter mellom avsender og mottaker via ulike kanaler. Kommuner og andre offentlige virksomheter kan benytte KS FIKS.
SvarUt benyttes for utgående post, mens SvarInn benyttes for innkommet post.

Dokumenter som kommer via KS mottas automatisk i en skjermet fordelingssak i Elements.
Journalposter flyttes til riktig sak dersom dokumentet skal saksbehandles i Elements. Opprett ny sak om nødvendig. 
Skal ikke dokumentet saksbehandles i Elements, skrives det ut. Dokumentet merkes med "KS" og stemples før den legges til riktig avdeling for videre behandling.

Altinn

Formål med rutinen:             

Sikre at post som kommer via Altinn blir korrekt håndtert på linje med innkommende post fra andre kanaler                      

Helse Nord-Trøndelag har et et eget organisasjonsnummer med 32 undernummer, og dette innebærer at andre virksomheter kan sende elektronisk post til vårt organisasjonsnummer.
Sakarkivet får e-postvarsling når vi har mottatt post via Altinn. 
Sakarkivet skal i utgangspunktet kun hente ut dokumenter i Altinn sendt til hovedorganisasjonsnummeret.

Digital post (mottatt i Altinn) skal behandles som vanlig post. De skal derfor vurderes etter de samme kravene for journalføring som vanlig post.

Daglig sjekk av Altinn

Ikke all post som kommer til Altinn genererer et e-postvarsel. Det skal derfor daglig foretas en sjekk av helseforetakets innboks i Altinn.

E-postvarsel om ny melding i Altinn legges over i egen mappe

Når postmottaket mottar en e-post om ny melding i Altinn, legges eposten i over i egen mappe/makluleres.

Logg inn og hent dokumentene:

• logg inn på Altinn med egen bruker - https://altinn.no
• velg at du vil representere Helse Nord-Trøndelag. Ta en vurdering av innholdet - skal det legges inn i Elements eller skrives ut og legges i avdelingens posthylle
• dokumenter som ikke har sensitivt innhold og som skal inn i Elements videresendes til e-postmottak for videre registrering ("Drag & Drop")
• dokumenter med sensitivt innhold som skal registrere i Element, skrives ut, merkes med "Altinn", stemples  og legges i skannerhylla for registrering i Elements
• dokumenter som ikke er gjenstand for behandling i Elements, skrives ut og legges i avdelingens posthylle
• dokumentet legges deretter til arkiv i Altinn

Dokumenter som ikke skal hentes ut av sakarkivet

Det kommer iblant dokumenter til foretaket som skal behandles av andre avdelinger i HNT. Noen eksempler på det er:

• sykmeldinger
• sykepenger
• inntektsmeldinger
• økonomirapportering
• a-meldinger

Disse behandles av saksbehandlere ved f.eks. lønn, økonomi/regnskap, andre

eDialog

eDialog kan benyttes av enkeltpersoner og virksomheter.
Du kan også sende sensitive opplysninger via eDialog.