Mottak og behandling av post

Helse Møre og Romsdal mottar og behandler post i flere kanaler. Herunder følger beskrivelse av mottakskanaler og behandling av post

Fysisk post

Fysisk post mottas i posten, og førstehåndsorteres her. Det som blir vurdert som gjenstand for saksbehandling blir sortert ut til postmottaket for åpning. Annen post blir lagt i posthyllene til avdelingene. Avdelingene har ansvar for å sende post som er gjenstand for saksbehandling til postmottaket.

Fysisk post som er gjenstand for saksbehandling eller på annen måte er arkivverdig, skannes til elements. Postmottaket skanner til elements via PixEdit. Hovedpostmottaket er situert i Ålesund sjukehus. De skanner til tre ulike importsentraler (A B C) for å lettere kunne fordele arbeid mellom seg. Innskannet dokumentasjon blir deretter kontrollert, og lagt til ny eller eksisterende saksmappe. 

Inntil det er importert til saksmappe er det også tilgjengelig på et tilgangsstyrt filområde, et filområde per importsentral. Filene slettes herfra etter import. Det er kun de ansatte ved postmottak, samt arkivleder og hemit som har tilgang til disse filområdene. Filområdene ligger på (Q:)

Innskannet dokumentasjon oppbevares i 8 uker før makulering.

Desentralisert postmottak

For raskere dokumentfangst og tilgjengeliggjøring i elements, kan fysisk post som er gjenstand for saksbehandling leveres til arkivtjenesten/skanningoperatører i Molde, Kristiansund og Volda. De ansatte skanner til elements via multifunksjonsskriver, og dokumentene blir deretter importert og håndtert av postmottaket i Ålesund.

Hvert desentraliserte postmottak har sin egen importsentral i elements, og også et eget filområde på (Q:) knyttet til dette. De har tilgang kun til egen importsentral og filområde. De ansatte på postmottaket, samt arkivfaglig leder og Hemit, har tilgang til alle filområder og importsentraler. De ansatte i desentralisert postmottak kvalitetssikrer innskannet post innen klokken 12 samme virkedag, før postmottaket importerer dokumentene.

Innskannet dokumentasjon oppbevares i 8 uker før makulering.

Elektronisk postmottak

Postmottak mottar epost på postmottak@helse-mr.no 

Denne sorteres slik at e-post som ikke er gjenstand for saksbehandling enten videresendes riktig avdeling, eller slettes (arkivbegrensning). Det oppfordres til å ikke sende sensitiv informasjon på e-post. E-post som er gjenstand for saksbehandling eller på annen måte er arkivverdig, arkiveres til elements via drag and drop. E-post som skal saksbehandles fordeles til saksfordeler/saksbehandler.

Avdelingspost

Pasienter kan levere post direkte til avdelingene. Det er da avdelingene sitt ansvar å videresende eventuell saksdokumentasjon til postmottaket.

E-post

Ansatte i foretaket har et selvstendig ansvar for å vurdere dokumentasjonsverdi for egne mottatte og sendte elementer. Alle ansatte med tilgang til elements kan benytte drag and drop-funksjonalitet for å arkivere i elements. Øvrige kan sende epost for arkivering til postmottaket.

Fagsystemer

Altinn

Post som sendes til foretaket sitt hovedorganisasjonsnummer blir automatisk lagt til importsentral i Elements. Unntak for enkelte skjema, som trenger integrasjon.

Post som er hører hjemme i pasientens journal blir tatt ut, og satt til status Utgår i elements. Kan gjenfinnes ved å søke på kategori AL - Altinn og status utgått (eget predefinert søk). Det skal i 2022 søkes om kassasjonsvedtak fra Arkivverket for disse.

Post som sendes til under-organisasjonsnummer må hentes fra altinn.no.

Postmottak blir varslet om ny post. Post som sendes med markering regnskaps-post blir sendt direkte til regnskap og håndteres av enhet for økonomi.

KS svar ut/inn

e-dialog

Det er i dag mulig å sende sensitiv post digitalt til Helse Møre og Romsdal på en trygg måte, via e-dialog. Posten havner i HMR sin altinn-innboks.

Digtale skjema

Helse Møre og Romsdal ønsker å legge til rette for smidigere digital kommunikasjon. Det er utarbeidet flere skjema som sendes fra altinn, både for privatpersoner og virksomheter/kommuner. Skjema letes opp på våre nettsider eller fra altinn.no. Det er lagt opp til integrasjon mot elements, slik at disse etterhvert skal komme direkte inn i elements og generere ny sak.