|
Det opprettes en sak for orienteringssaken for hvert år, saken navnes slik:
Møter - Eiendom - Sameiestyret - Orienteringssaker - åååå
Saksfremleggene opprettes som journalposter under den saken.
Det opprettes en sak for styresakene (beslutningssakene) for hvert år, saken navnes slik:
Møter - Eiendom - Sameiestyret - Styresaker - åååå
Saksfremleggene opprettes som journalposter under den saken.
Det opprettes en sak for signerte møteprotokoller for hvert år, saken navnes slik:
Møter - Eiendom - Sameiestyret - Signerte møteprotokoller - åååå
Det opprettes en journalpost pr møte der møteinnkalling, kjøreplan, presentasjon(er) og signert protokoll arkiveres. Dette for å samle all relevant informasjon knyttet til et møte på en plass.
Når saksfremleggene er ferdigstilt i saksbehandlingsmodulen, lages møteinnkallingen i møtemodulen.
Der blir det generert en pdf-fil, som styresekretær redigerer i FoxitPDF-editor. På samme måte genereres et utkast til protokoll i møtemodulen, og som styresekretær redigerer i Foxit, og lager et word-dokument.
Under møtet skriver styresekretær protokollen i word, og lager til slutt en pdf-fil, som styresekretær sender til elektronisk signering.
Det signerte dokumenter arkiveres, på saken som beskrevet ovenfor. Det kan også skrives saksfremlegg direkte på aktuelle saker i Elements. |