Periodisering

Periodisering er å dele opp et arkiv i tidsperioder. På denne måten blir det frigjort plass og det blir enklere å finne frem i det nyeste og viktigste arkivmateriale.

Det skal alltid periodiseres ved overgang til nytt klassifikasjonssystem (arkivnøkkel) og ved store omorganiseringer. Det er ikke krav om periodisering ved overgang til annet system eller leverandør, men det anbefales.

Når det er bestemt at det er nødvendig å begynne på en ny periode i arkivet, må det vurderes hvilken type periodeskille som skal benyttes. Det er to alternativer, skarpt eller mykt skille.

Skarpt skille: Alle saker blir avsluttet en bestemt dato og arkivdelen avsluttes. Ny arkivdel opprettes for ny aktiv periode.

Mykt skille: Dette blir også kalt skille ved hjelp av overlappingsperiode. En ny periode blir startet en bestemt dato, mens den gamle arkivdelen har status «overlapping» i en periode på normalt 1-2 år. Når overlappingsperioden er avsluttet, er det bare saker som ikke har fått nye journalposter som blir liggende igjen i den gamle perioden.

Hensikt og omfang

Prosedyren omfatter alle arkivdeler i sak- og arkivsystem ved St. Olavs hospital. Personalmapper holdes utenfor og følger egne rutiner.

Ansvar

Sakarkivet ved arkivleder

Arbeidsbeskrivelse