|
Arkiv skal periodedeles, jf. arkivforskriften kapittel III. Eldre arkivperioder skal etter en viss tid avleveres til Arkivverket, jf. arkivforskriften kapittel V. Sakarkivene avleveres til Arkivverket mens pasientarkivene skal avleveres til Norsk helsearkiv. Periodisering For sakarkivet er periodene vanligvis på 4-5 år og følger kalenderåret. Det elektroniske sakarkivet til UNN periodiseres hvert 5 år eller ved betydelige omorganiseringer i virksomheten og med 1 års overlappingsperiode. Rutine: Arkivdel for sakarkivet, SAK: Arkivdelene for sakarkivet skal periodiseres hvert 5 år og skal fortrinnsvis følge kalenderåret. Arkivdel for pasientarkivet, PAS: Arkivdelen for pasientsaker kan pågå lengre enn 5 år fordi pasientsakene pågår ofte utover 5 år. Arkivdel for personalarkivet, PERS: Arkivdelen for personalmappene blir ikke periodisert. Personalmappene skal fortløpende ryddes og avsluttes når ansettelsesforholdet opphører. Personalmappene kan åpnes dersom vedkommende blir ansatt på nytt. Veiledningen for utførelse i ephorte er arkivert i Elements i sak 2019/8455, prosedyrenr PR35573. Historikk Ephorte ble første gang periodisert i 2008 i forbindelse med en større omorganisering. Det ble opprett nye arkivdeler i 2009 og foretatt et mykt periodeskille av arkivdelene sak- og pasientarkiv. Personalarkivet ble ikke periodisert. Ephorte ble periodisert andre gang i 2013 i forbindelse med en betydelig omorganisering som medførte sammenslåingen av Allmenpsykiatrisk klinikk og Rus- og spesialpsykiatrisk klinikk, Nevro- og ortopediklinikken og Rehabiliteringsklinikken, samt sammenslåingen av Administrasjonssenteret, Kommunikasjonssenteret, Økonomi- og analysesenteret og HR-senteret til ett felles stabssenter. Ny arkivperiode og nye arkivdeler for sak- og pasientarkivet ble opprettet i januar 2015. Det ble foretatt et mykt periodeskille. Personalarkivet ble ikke periodisert. Ephorte ble avsluttet 24.10.2019. Sakene ble stengt, men i pågående saker hvor det var restanser som hadde svarfrist etter 24.10.2019 ble dokumentene manuelt kopiert over til nye saker og journalposter i Elements. Formålet var å legge til rette for smidig overgang for saksbehandlerne slik at de kunne gjenfinne pågående dokumenter i Elements. Arkivarene utførte overføringen og noterte ephorte saksnr i merknadsfeltet i Elements for enklere gjenfinning av alle dokumentene i ephortesaken. Kopi av aktive personalmapper ble automatisk overført til Elements, mens avsluttede personalmapper ble ikke overført. Det ble ikke utført kassasjon av saker eller dokumenter i forbindelse med avslutning av ephorte. Les mer under Historikk og de enkelte periodene. |