Hva er et vertskommunesamarbeid?Kommunelovens §20 - "En kommune kan overlate utførelsen av lovpålagte oppgaver og delegere myndighet til å treffe enkeltvedtak eller vedta forskrift til en vertskommune etter reglene i dette kapitlet, så langt annen lovgivning ikke er til hinder for det".
Vertskommunens arkivansvarI et vertskommunesamarbeid etter kommunelovens paragraf 20-2 er det vertskommunen som har ansvar for arkivet som skapes i samarbeidet. Ansvaret gjelder hele arkivmaterialets levetid, også etter at samarbeidet er avsluttet. For arkiver som er skapt før samarbeidet er etablert og deponert til arkivdepot i kommunen, er opprinnelig kommune/arkivskaper fortsatt ansvarlig. Proveniensprinsippet står sentralt i alt arkivarbeid. Alle enkeltarkiver skapt av en arkivskaper skal holdes for seg og ikke blandes sammen med andre arkiver. En kommunes arkiv skal derfor ikke blandes med en annen kommunes arkiv, og arkiv skapt i et vertskommunesamarbeid må følgelig holdes utenfor vertskommunens eget arkiv.
Dialog før kommunen inngår avtale:Det er viktig at kommunedirektør i god tid informerer arkivleder og ansvarlig leder for fagområdet om plan for etablering av samarbeid. Det må opprettes god dialog mellom kommunedirektører, arkivledere, ansvarlige ledere og fagansvarlige for fagområdet i hver av kommunene som skal inn i samarbeidet. God dialog, informasjon og forankring i egen kommune og i kommunene som skal samarbeide er avgjørende for et godt resultat. Alle må vite hva det dreier seg om. Samarbeidet må forankres hos alle deltakerne.
Overgang til verskommunesamarbeid
Når dere går inn i nye samarbeid skal arkiv knyttet til oppgaven samarbeidet skal utføre avsluttes i alle kommunene, også vertskommunen. Vertskommunen skal opprette nytt arkiv (ikke bare ny arkivdel) hos
seg der dokumentasjon fra samarbeidet legges inn. Aktive arkiver hvor saksområdet overføres til nytt interkommunalt samarbeid overføres det nye samarbeidet sammen med ansvaret. Dette må beskrives i arkivplanen.
Innsyn i dokumenter skapt i samarbeidet:Det er arkivskaper som som har ansvaret for arkivet. Henvendelser om innsyn skal behandles av arkivskaper = vertskommunesamarbeidet v/vertskommunen.
Endring i deltakerkommunerDersom en kommune går ut av samarbeidet, skal aktive saker for denne kommunen avsluttes i arkivet for vertskommunesamarbeidet. Dersom kommunen trenger kopi av aktive saker, kan kopier overføres. Trenger kommunen dokumentasjon utover de aktive sakene, må kommunen be om innsyn i disse da dette arkivmaterialet tilhører samarbeidet.
DeponeringVertskommunen for samarbeidet har ansvar for fremtidige kostnader ved deponering og gjenbruk. |