|
Denne må spesifiseres hvem den gjelder for Instruksen gjelder for alle som er utpekt som faglig arkivansvarlig i Namsskogan kommune. Noen fagansvarlige har også lederansvar. De vil da også ha ansvar som beskrevet i rutinen for ledere. Fagansvarlig har arkivansvar for de arkiv tjenesten bruker. Både elektroniske arkiv og papirarkiv.
Administrativ plassering
- Arkivansvarlig avdelingene er administrativt underlagt leder i sin enhet.
- Arkivfaglig er arkivansvarlige underlagt arkivleder, og skal rapportere til denne og til nærmeste overordnede linjeleder.
Fagansvarlig har følgende arkivansvar:
- Et operativt faglig ansvar for enhetens samlede arkivtjeneste.
- For å bringe arkivfaglige problemer i de ulike enheter videre til arkivleder.
- For å lage rutiner og prosedyrer som skal inn i arkivplanen, og har ansvar for å oppdatering av disse.
- Skal lage rutiner for sikkerhet og tilgangsstyring. Både for tilgang til papirarkiver, og i fagsystem.
- Ansvar for å melde avvik ved brudd på prosedyrer.
- Orden i papirarkiv slik at det til enhver tid kan deponeres til IKA-Trøndelag
- Utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen.
- Utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres.
- Har ansvar for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll).
- Sørge for rasjonell håndtering av arkiver og dokumentsamlinger, og for at ansatte følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale.
- Holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og digitale fagsystemer/elektronisk arkiv.
- Arkivansvarlige plikter å ta nødvendig opplæring for å kunne utføre sine oppgaver tilfredsstillende.
|
|