|
Alle inngående dokumenter skal avskrives. Dette kan gjøres på forskjellige måter:
- De fleste dokumenter blir besvart med utgående brev, da brukes koden BU.
- Når et inngående brev ikke skal besvares skriftlig, brukes koden TE/TO.
- Besvares dokumentet pr. telefon, brukes koden TLF. Svaret registreres da som ny merknad i EDB sak og arkiv-systemet
- Når det besvares på skjema, brukes koden BS.
Saksbehandler er ansvarlig for å registrere avskriving i ESA, på denne måten vil også dokumentet forsvinne fra restanselista. Hvis ikke alle dokumenter er avskrevet ved arkivering av saken, går saken tilbake til saksbehandler for gjennomgang og avskriving. Gjeldende avskrivingskoder i ESA
SA - Saken er avluttet
TE - Brevet er tatt til etterretning
TO - Brevet er tatt til orientering
TLF - Besvart telefonisk
ALL - Alle adresater er avskrevet
BB- Besvart med brev/vedtak |