|
Post som gjelder barnehage og unger i barnehage registrere i ESA og arkiveres på mapper for barn i barnehagen og mapper som ligger på kommunehuset til sekretær skole. Mappen med personopplysninger om det enkelte barnet skal opprettes når foresatte har samtykket i dette (jfr § 8, Vilkår for å behandle personopplysningar i personopplysningsloven). Personopplysningane skal bare brukes til det saklige formålet og skal være tilstrekkelige og relevvante til formålet (jfr § 11, Grunnkrav til behandling av personopplysningar i personopplysningloven). Slike personopplysningar kan være: søknad, helseerklæring, rapporter, observasjoner, saker om pedagogiske hjelpetiltak, hesleforhold, funksjonshemming, forebyggende barnevern, individuelle læreplaner og godkjente referat fra møte med foresate som inneholder opplysninger om disse saksforholda. For å sikre mot uhjemlet innsyn i personopplysningene om barn, deles arkivet i to serier:
- et register som bare inneholder navn på barn, foresatte, telefonnummer og adresse
- et mappearkiv som samler korrespondanse, interne notat og lignende, dvs. alle de sensitive opplysningene om barna
Med dette vil alle tilsatte få tilgang til opplysningene i registeret, samtidig som de sensitive opplysningene blir skjermet mot unødvendig innsyn. Det skal opprettes barnehage/ elevmapper i ESA på alle barn/elever. Kategori 1: Sensitive opplysningerSensitive opplysninger er i følge Personopplysningslovens § 2-8 opplysninger om: a. Rasemessig eller etnisk bakgrunn b. Politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning c. At en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling d. Helseforhold e. Seksuelle forhold f. Medlemskap i fagforeninger I så fall skal dokumentet IKKE produseres i ESA8. = fiktivt dokument i ESA Kategori 2: Taushetsbelagte opplysninger=produseres og graderes i ESA Eks: Diverse møtereferat Søknader Klager Kategori 3: unntatt offentlighet=produseres i ESA Eks: Møtereferat for enhetenes rådsorgan Møteinnkallinger Foreldremøter Tilsynsdokumenter Mappene overføre til kommunehuset når ungene har sluttet i barnehagen og begynt på skolen. Mappene blir da gjennomgått for å samordne informasjonen som ligger på mappene, de blir da til en mappe. |