Mine oppgaver

Dine oppgaver i ePhorte finner du i ePhortes venstremeny under søket Felles søk. Veileder for Venstremenyen finner du her.

Saksbehandlers oppgaver - gjelder saksbehandlere og ledere

• Sjekke Innboks - lese innkommet post
• Avskriv og besvare de brev som skal avskrives/besvares - veileder for å Avskrive og besvare mottatt post.
• Sjekke Post til orientering- hold deg oppdatert på kopier til deg selv
• Sjekke Retur godkjente og Retur ikke godkjente dokumenter (både enkel og godkjenningsrunde - se veiledere for godkjenning her.)
• Sjekke Kontroll og avslutning av godkjenningsrunde.
• Sjekke Dokumenter under arbeid– eventuelt sende til godkjenning/ferdigstille - veileder for å Sende til enkel godkjenning og å Sende på godkjennningsrunde
• Hvis du mottar dokumenter direkte, som fysisk post, som du vurderer som arkivverdige (i møter, etc), må du sørge for at de blir sendt til dokumentmottaket i Tønsberg – adresser til din enhet, men postadresse Tønsberg – merk gjerne dokument med referansen hvis du vet dette. Hvis det dreier seg om e-post, kan du selv legge den inn i ePhorte (intern sone).
• Har du motatt post du ikke skal behandle, fordel til riktig saksbehandler, eller hvis du ikke vet dette, gi beskjed via Serviceportal så vil de lete opp rett mottaker.
• Det er også viktig at saksbehandler ser over at skjerming og tilgangskoder er korrekte - les mer om skjermin og tilganger under Tilganger, tilgangskoder og hjemler.
• Saker som er ferdige og kan avsluttes må endre status fra Under behandling til Ferdig slik at Dokumentforvaltningen kan kvalitessikre og avslutte saken. NB! Det er for tiden ingen kobling mellom BiRK og ePhorte når et hjem blir nedlagt eller et barn anonymiseres/avsluttes i BiRK. Saker på barn eller fosterhjem blir derfor ikke automatisk ferdisgtilt i ePhorte. Dere bør derfor også gå inn i ePhorte og ferdigstille sakene der. Husk at alle journalposter skal være fordelt til en saksbehandler, og sørg for at saken ikke har aktive oppgaver, som for eksempel flagg på seg før dere ferdigstiller den.

Leders oppgaver kommer i tillegg. Det betyr at en leder eller en saksbehandler med "fungere for"-rolle i ePhorte har ansvar for å utføre både saksbehandleroppgaver og lederoppgaver. 

Leders oppgaver

• Fordele post og eventuelle kopier til saksbehandlere på avdelingen(e).
  • Vurderer om det er riktig enhet som har fått saken til behandling, hvis ikke skal leder fordele til riktig enhet.
  • Kontrollerer at saksdokument er registrert i riktig saksmappe og med riktige opplysninger (saksbehandler, tilgangskode, innholdsbeskrivelse, klassering).
• Godkjenne/ikke godkjenne brev og notater - Veileder: Fått til enkel godkjenning og Fått til godkjenning.
• Påse at saksbehandlere i egen enhet har riktige tilganger - Veileder: Kontrollere tilganger til ansatte.
• Påse at saksbehandler i egen enhet som slutter har gått gjennom sin Innboks og Dokumenter under arbeid i ePhorte – se saksbehandlers oppgaver.
  • Dokumenter i Innboks skal enten viderefordeles til en annen saksbehandler eller avskrives. Dokumenter under arbeid skal enten viderefordeles til en annen saksbehandler eller sendes til godkjenning/ferdigstilles. Innboks og Dokumenter under arbeid skal ikke inneholde noen dokumenter når man slutter i enheten.
• Leder har også ansvar for å sende sluttmelding til IKT via Mine ansatte i ServicePortal når en ansatt slutter ved enheten, slik at den ansattes roller blir avsluttet i ePhorte.

ePhorte

ePhorte er etatens journal- og arkivsystem som gir oss en oversikt over hvilke saker etaten har til behandling. Dette bl.a. for å sikre at alle henvendelser som krever svar blir besvart og at svaret blir gitt innen rimelige frister. 

Restansekontrollen gir deg som saksbehandler en oversikt over hvilke henvendelser du skal følge opp og hvordan dokumentene du har saksbehandlingsansvar for er fulgt opp (avskrevet). Det vil si om et innkommet brev er besvart med et utgående brev eller med en enkel avskriving som Tatt til etterretning eller Besvart pr. telefon.

Din restanseliste tilsvarer din Innboks i ePhorte, både på intern og sikker sone, og gjelder alle flagg som er røde for deg (blå flagg er noen andre sin restanse/andre sitt ansvar). Hvis du velger å avskrive flere dokumenter samtidig, husk å avskrive I-dokumenter og N-notater hver for seg. Veileder for avskriving finner du her.

Historisk ePhorte

Det er fortsatt restanser i den historiske ePhorte databasen. Vi ber deg derfor kontrollere Innboks også her. Om det er brev i denne databasen som skal besvares med utgående brev eller notat, må disse produseres i den nye ePhorte databasen. 

Vil også minne om at det er nødvendig med en oppfølging av dokumenter du har under arbeid (status R – reservert). Disse finner du i søket Dokumenter under arbeid under Fellessøk i venstremenyen. Se over om dette er dokument du er ferdige med, send de da på eventuell elektronisk godkjenning og ferdigstill de. Ble det ikke noe av dokumentet og det skal slettes gir du beskjed til Dokumentforvaltningen via Serviceportal.

Søking og gjenfinning

Du kan søke fram saker og dokumenter i hele ePhortebasen, kun begrenset av din autorisasjon/rettigheter/tilganger.

Generelt

ePhorte er Bufetats arkiv- og saksbehandlingssystem. Her lagres alle arkivverdige dokumenter, både de som kommer inn til Bufetat og de som produseres av ansatte i etaten. ePhortebasen ligger på både intern og sikker sone. Du må logge deg på den enkelte sone ettersom hvilke fagområder du arbeider med.

En oversikt over hvilke saker som kan ligge i ePhorte og hvilke dokument som kan ligge i de ulike sakene finner du her.

Intern sone

• Administrativ og faglig dokumentasjon
• Personaldokumentasjon
• Bilagsarkiv

Sikker sone

• KlientBarnevern
• Fosterhjem
• Enslig mindreårige asylsøkere
• Samvær under tilsyn
• Rettferdsvederlag
• Adopsjon

Roller

I ePhorte kan man ha flere roller. Alle har en standardrolle der de enten er en leder/ saksfordeler eller en saksbehandler. I ePhorte er det også mulig å ha en fungerer-for-rolle der kollegaer kan fungere for hverandre under ferie og sykdom. En leder skal kun ha sin lederrolle – denne rollen tillater leder å utføre vanlige saksbehandleroppgaver samt lederoppgavene i ePhorte. Alle andre er definert som saksbehandler uavhengig om de er rådgiver, miljøterapeut eller psykolog. Det er viktig at man velger rett rolle ut i fra hvilke oppgaver man skal utføre. For eksempel hvis du har rolle ved flere avdelinger eller enheter må du velge riktig rolle slik at rett informasjon blir registrert i for eksempel brevene du skriver. Mer om roller og rettigheter finner du her.