Status saksnivå
- A - Saken avsluttet: Verdien A settes av arkivet når all nyregistrering og ajourføring i eller i tilknytning til saken skal være avsluttet, for eksempel i forbindelse med periodeavslutning, eller når saken er ferdigbehandlet.
- AS - Saken avsluttet av saksbehandler: Når saksbehandler mener en sak er ferdig, settes status på saken til AS. Arkivet vil da ha mulighet for å søke frem status AS-saker og endelig avslutte.
- B - Under behandling: Når saksbehandler eller arkivet registrerer en ny sak eller ajourfører registreringen i en reservert sak, settes vanligvis verdien B.
- R - Reservert sak: Verdien R settes når saksbehandler (eller en annen instans på vegne av saksbehandler) reserverer en ny sak for å kunne registrere et egenprodusert eller et innkommet dokument.
- U - Utgår: Saken settes til U ved feil- eller dobbeltregistrering av en sak
Status journalpost/dokumentnivå
- R - Reservert av/for saksbehandler
Kun tillatt for internt produserte dokumenter (dokumenttype U, N og X). Kan benyttes av alle med registreringsrett i journalen. Ansvaret for videre registrering ligger hos saksbehandler/arkivet.
- S - Registrert i første hånd eller ajourført av saksbehandler/leder
Kun tillatt for eksternt produserte dokumenter (eks. inngående e-post). Kan kun benyttes av saksbehandler/leder. Ansvaret for videre registrering ligger hos arkivet
Fra saksbehandler / leder og klargjort for ekspedering. Kun tillatt for internt produserte dokumenter. Journalpost endrer status når den sendes til arkiv etter at godkjenningsprosedyre er foretatt. Saksbehandler kan også sende dokumentet direkte til arkiv. Ansvaret for videre behandling ligger hos arkivet. Dersom systemet er konfigurert for det, erstattes status F med status J. Om ønskelig, kan systemet også konfigureres slik at status for N-dokumenter endres til J slik at de distribueres direkte til mottaker, mens U-dokumenter fortsatt får status F når dokumentet godkjennes eller sendes til arkiv.
- G - Dokumentet er godkjent
Når resultatet av godkjenningsprosessen gir som resultat at dokumentet godkjennes, endres status automatisk til G, inntil saksbehandler sender dokumentet til arkiv. Status endres da til F. Status G dokumenter kan ikke endres av arkivar.
Standardverdi ved registrering av ny journalpost i arkivet. Når arkivet registrerer det inngående dokumentet, gis journalposten i normaltilfeller status J. Journalposten vil deretter inkluderes i den offentlige journalen i henhold til tilgangskoder i 360º. Hos saksbehandlerdelen vil journalposter med status J vises umiddelbart i saksbehandlers liste over ubesvarte dokumenter. Dersom dokumentet skal fordeles av leder, registrerer arkivet avdeling når journalposten registreres. Journalposten vil da vises i leders liste over dokumenter til fordeling. Saken kan avsluttes dersom samtlige journalposter i saken har status J og er avskrevet.
- U - Dokumentet utgår eller er flyttet til en annen sak
Tillatt for alle typer dokumenter. Kan kun benyttes (også søkes opp) av arkivet. Markerer at registreringen i journalen er avsluttet.
- A - Registrering avsluttet
Arkiveksemplar tilgjengelig. Tillatt for alle typer dokumenter. Markerer at registrering i journalposten er avsluttet. Krav som for status J. Hvis det knyttes elektroniske filer til posten må i tillegg minst en av variantene (filene) i” Gjeldende versjon” være på arkivformat. Hvis du arbeider med papirdokumenter, må feltet” papirdokument” være valgt. |