Arkivstrukturen i kommunen

Ansvar, funksjoner og organisasjon forandrer seg over tid. Dokumentasjonen avspeiler både ansvar, oppgaver og organisasjonsstruktur på det tidspunkt da materialet ble skapt. For å finne frem til relevant dokumentasjon i arkivet og for å tolke innholdet i sin rette sammenheng, er det derfor ønskelig og noen ganger helt nødvendig å ha oversikt over funksjoner og organisasjon på et gitt tidspunkt. En slik beskrivelse vil derfor være nyttig når vi skal gå tilbake i dokumentasjonen, selv om det bare er snakk om noen få år.

For ettertidens bruk av arkivmateriale er det helt nødvendig å ha beskrivelser av Eidsvoll kommunes funksjoner og ansvarsområder, og i noen grad også den interne organisasjonen. Dersom vi ikke hadde tatt inn en slik oversikt i arkivplanen vår, måtte arkivdepotet ha utarbeidet noe tilsvarende i ettertid.

Arkivtjenesten i kommunen er organisert ved at det er sentralt postmottak og sentral journalføring for alle enheter som tilhører rådhuset samt ytre enheter som skal dokumentere politisk og administrativ saksbehandling. Arkivet fungerer som én arkivskaper med felles postjournal og et felles sakarkiv for hele kommunen. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgaver er tilknyttet dokumentsenteret bortsett fra konsulentene på skolene. De har roller som Arkivpersonale 2, det vil si at de har tilgang til å skanne inn på fordelingsmappe i sak/arkivsystemet. Fagleder for dokumentsenteret er leder for kommunens samlede arkivtjeneste og faglig overordnet for arkivpersonalet i alle kommunale virksomheter. Kommunedirektør har det overordnede ansvaret for arkivet.

Alle enheter som er tilknyttet sak/arkivsystem har ett felles elektronisk arkiv. All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i et sak/arkivsystem, med unntak av en del personsensitive saker som føres i lukkede fagsystemer. Disse krever særlig sikring mot innsyn og krever egne brannmurer og soner i servere. det opereres med en intern sone og en sikker sone.

Arkivansvar og organisering av arkivarbeidet

Den organisatoriske oversikten har to naturlige elementer. For det første skal den vise hvordan arkivansvaret er fordelt og hvordan arkivarbeidet er organisert. For det andre skal den gi oversikt over funksjoner og ansvarsområder og vise hvordan disse er fordelt på organisatoriske enheter. Dette er i utgangspunktet ikke obligatorisk i en arkivplan, men vi har valgt å ta det med likevel da vi mener det er nyttige redskaper både for å oppfylle arkivansvaret i henhold til arkivloven med forskrifter, og for å ivareta egne behov knyttet til arbeidet med og bruken av arkivet. Dette er dessuten svært nyttig informasjon for nye medarbeidere.

I forskriftene til lov om arkiv av 4. desember 1992 heter det i kapittel I – Virkeområde og ansvar følgende:

”Offentlige organer plikter å holde arkiv i samsvar med bestemmelsene i denne forskriften. Som offentlig organ blir regnet stalig, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller virksomhet, jf § 2. Den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsette hvilke institusjoner og virksomheter som eventuelt skal regnes som egne organ etter denne forskriften.

Det overordnede ansvaret for arkivarbeidet i et offentlig organ tilligger den øverste ledelsen i organet. I kommuner og fylkeskommuner er arkivansvaret en del av det overordnede administrative ansvaret som er tillagt kommunedirektøren, jf kommunelovens § 23.

Et offentlig organ har ansvaret for at underliggende virksomheter får nødvendig rettledninger, råd og instrukser for arkivarbeidet i samsvar med bestemmelser gitt i medhold av arkivloven. Organet har det overordnede arkivansvaret for offentlige utvalg som organet har nedsatt.

Arkivansvaret etter de enkelte bestemmelsene i denne forskriften er knyttet til organet, ikke den enkelte tjenestemann, med mindre annet er særskilt fastsatt.”

Ansvar, funksjoner og organisasjon forandrer seg over tid. Arkivet gjenspeiler både ansvar, oppgaver og organisasjonsstruktur på det tidspunkt da materialet ble skapt. For å finne frem til relevant dokumentasjon i arkivet og for å tolke innholdet i sin rette sammenheng, er det derfor ønskelig og noen ganger helt nødvendig å ha oversikt over funksjoner og organisasjon på et gitt tidspunkt. En slik beskrivelse vil derfor være nyttig når vi skal gå tilbake i arkivet, selv om det bare er snakk om noen få år.

Kommunedirektør har i følge kommuneloven ansvaret for kommunens arkiv og for at organiseringen og oppfølgingen er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i administrasjonens arkivansvar er ellers fastsatt i gjeldende lover og forskrifter og i retningslinjer gitt med hjemmel i dette lovverket.

Fagleder for dokumentsenteret har bl.a. følgende oppgaver:

- Lede det daglige arbeidet ved dokumentsenteret

- Føre tilsyn med at postbehandling og arkivering i avdelinger og institusjoner skjer i samsvar med de reglene som er fastsatt i arkivplanen

- Ta i mot avleveringer til Arkiv Øst og se til at disse blir katalogisert og ordnet

- Være ansvarlig for at interesserte brukere får tilgang til kommunens historiske arkiv og at bruken skjer i samsvar med de reglene som er fastsatt i lov og i denne arkivplanen

- Føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen

- Føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret

- Ta initiativ til nødvendig opplæring av arkivpersonale

- Ta initiativ til oppdatering/endringer i arkivplanen.no

- Holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen i arkivsektoren og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver

- Gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeidere får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen

- Gi nyansatte nødvendig opplæring samt oppfølging av de andre ansatte

- Få anledning til å uttale seg om de arkivmessige konsekvenser av planlagte omorganiseringer i kommunen

Dokumentsenterets hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten i kommunen. Dokumentsenteret skal:

- Åpne, skanne og registrere inngående brev, journalføre mailer og dokumenter som kommer til Acos Mottak og andre forespørsler utenfra og kontrollere at de blir besvart. (Journalføring og restansekontroll).

- Sikre at arkivet dokumenterer en saksopprinnelse (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger osv), og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging).

- Sørge for god systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden

- Sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere.

Ved enheter som selv registrerer klientpost i fagsystem, skal det være én arkivansvarlig som er delegert lederfullmakter for arkivdanningen i enheten. Denne har det daglige ansvaret for at postbehandlingen og arkivlegging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan.

Lederne på de enkelte enheter og lederne på de ytre organisasjonsenheter har det administrative ansvaret for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet i enheten er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling og med de regler som er fastsatt i arkivplanen. Fagleder for dokumentsenteret har imidlertid det overordnede ansvaret og skal sørge for opplæring og informasjon til de som har daglig ansvar for dokumentasjon.

Arkivansvaret i de administrative enhetene gjelder for aktivt arkiv og bortsettingsarkiv. Ved avlevering til fjernarkiv på sikt blir det administrative ansvaret for avleverte arkivdokumenter overført til kommunedirektør ved fagleder for dokumentsenteret.

Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandlere i kommunen er derfor forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder.

Saksbehandlerne er ansvarlig for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir arkivlagt elektronisk. Saksbehandlerne skal derfor:

- Kontrollere at mottatte brev er registrert av dokumentsenteret. Dette gjelder også e-post. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er journalført.

- Ha ansvaret for at sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til dokumentsenteret for journalføring.

- All saksbehandling skal skje i sak/arkivsystemet, eller i virksomhetens fagsystem. Saksbehandler har ansvaret for at all sakspost de skriver blir journalført, men registreringen skal autoriseres av dokumentsenteret før konvertering til arkivformat.

- Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlig for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til orientering.

- Saksbehandler har ansvaret for å melde fra til dokumentsenteret når egne saker skal avsluttes ved å markere dem som ferdig i sak/arkivsystemet.

- Saksbehandlerne har ansvaret for at materiale de låner fra arkivet blir registrert og at materiellet blir returnert i samme stand som før utlånet. Utlånsfristen er 2 uker. Når det er behov for å låne en sak over lengre tid, må dokumentsenteret få melding om dette. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet.
Pr. i dag 01.09.2023 er det meste av papirarkivene deponert til Arkiv Øst. Her søker man elektronisk etter kopi av dokumenter man ønsker å få tilsendt. Be dokumentsenteret om assistanse.

Alt som er ført i sak/arkivsystemet etter 18.09.06 skal hentes frem elektronisk.

- Saksbehandlerne har ansvaret for at behandling i de forskjellige utvalg blir ført i journalen, også at parter blir registrert og at det fremgår i saksframlegget hvilket utvalg som skal fatte det endelige vedtaket.

Det vises til personopplysningslovens § 2-4.

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes.

I Personopplysningsloven er det fastsatt konsesjonsplikt for personregister som inneholder sensitiv informasjon. I tillegg medfører en del behandlinger meldeplikt til Datatilsynet. Kommunen er som registereier ansvarlig for å søke om konsesjoner og meldinger for slike registre/behandlinger.

Faglig leder for tjenesteområdet som fører personregister, er registeransvarlig/ behandlingsansvarlig og har ansvaret for at de reglene som er fastsatt i Personopplysningsloven, forskriftene, i konsesjonene og de innmeldte behandlingene blir fulgt. Behandlingsansvarlig for edb-baserte register som er opprettet etter særlov og derfor fritatt for konsesjonsplikt, skal sørge for nødvendig sikring av konfidensialitet, kvalitet og tilgjengelighet for personopplysninger i registeret. Behandlingsansvarlig skal godkjenne alle brukere av registeret, inkludert drifts- og vedlikeholds personale.

Når bestemmelsene i Personopplysningsloven, forskriftene, konsesjonene og de innmeldte behandlingene har arkivmessige konsekvenser, skal behandlingsansvarlig samarbeide med fagleder for dokumentsenteret for å tilpasse arkivrutiner for de enkelte registrene/ behandlinger. Føring av personregister skal skje i samsvar med de retningslinjene og rutinene som er fastsatt i denne arkivplanen. På det arkivfaglige området er registeransvarlig/behandlingsansvarlig underordnet avdelingsleder for dokumentsenteret.

Arkivforskriften setter visse føringer for arkivorganiseringen med sine krav om

felles (sentral) arkivtjeneste for ett organ
arkivtjenesten administrativt underlagt den enhet som har ansvar for organets administrative fellessaker
sentralisert dagligarkiv (med forbehold om at det er praktisk tjenlig)

Ansvaret for arkivforvaltningen er lagt til dokumentsenteret. Dokumentsenteret skal arbeide etter denne målsettingen:

- Alle saksdokumenter skal registreres i Eidsvoll kommunes elektroniske sak/arkivsystem.

- Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for kommunal saksbehandling og offentlig innsyn.

- Arkivet skal være godt registrert og sikret mot ulovlig innsyn. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være dokumentert.

- Arkivet skal på en sikker måte ta vare på rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.

Det er mange interne og eksterne forhold som har betydning for arkivfunksjonen og arkivarbeidet. Det er viktig å ha oversikt over disse forholdene. Nedenfor skisseres noen rammebetingelser for arkivorganiseringen: Samfunnet setter de ytre rammevilkårene som bl.a. lover og retningslinjer, økonomiske, politiske og kulturelle konjunkturer samt utstyr og teknologi. I tillegg er arkivet avhengig av en del interne forhold så som administrativt/organisatorisk miljø som bl.a. økonomi, personalressurser, organisasjonskultur og organisering. Fysisk/teknisk miljø er også interne forhold som setter visse rammebetingelser for arkivorganiseringen. Eks lokaliteter, fysisk avstand, utstyr og teknologi.

Eidsvoll kommune har sentralisert arkivtjeneste. Dokumentsenteret i kommunen har 4 elektroniske journaler:

1. historisk base frem til 31.10.1999

2. historisk base fra 01.11.1999 til 18.09.06

3. historisk base fra 18.9.06 til 27.10.2020

4. Nåværende base fra 30.10.2020 til dd.

De 2 første basene har ikke elektroniske filer.