|
Arkivleder har følgende arbeidsoppgaver: - Lede det daglige arbeidet ved dokumentsenteret - Føre tilsyn med at postbehandling og arkivering i avdelinger og institusjoner skjer i samsvar med de reglene som er fastsatt i arkivplanen - Ta i mot avleveringer til (foreløpig fjernarkivet i kommunen) og se til at disse blir katalogisert og ordnet - Være ansvarlig for at interesserte brukere får tilgang til kommunens historiske arkiv og at bruken skjer i samsvar med de reglene som er fastsatt i lov og i denne arkivplanen - Føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret - Ta initiativ til nødvendig opplæring av arkivpersonale - Ta initiativ til oppdatering/endringer i arkivplanen - Holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen i arkivsektoren og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver - Gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeidere får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen - Gi nyansatte nødvendig opplæring - Få anledning til å uttale seg om de arkivmessige konsekvenser av planlagte omorganiseringer i kommunen
Dokumentsenterets hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten i kommunen. Dokumentsenteret skal: - Åpne, skanne og registrere inngående brev og andre forespørsler utenfra og kontrollere at de blir besvart. (Journalføring og restansekontroll). - Sikre at arkivet dokumenterer en saksopprinnelse (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger osv), og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging). - Sørge for god systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden - Sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere. Ved enheter som selv registrerer klientpost i fagsystem, skal det være én arkivansvarlig som er delegert lederfullmakter for arkivdanningen i enheten. Denne har det daglige ansvaret for at postbehandlingen og arkivlegging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan.
Lederne på de enkelte enheter og lederne på de ytre organisasjonsenheter har det administrative ansvaret for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet i enheten er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling og med de regler som er fastsatt i arkivplanen. Arkivleder har imidlertid det overordnede ansvaret og skal sørge for opplæring og informasjon til de som har daglig ansvar for dokumentasjon. Arkivansvaret i de administrative enhetene gjelder for aktivt arkiv og bortsettingsarkiv. Ved avlevering til fjernarkiv på sikt blir det administrative ansvaret for avleverte arkivdokumenter overført til rådmannen ved kommunearkivar, dvs arkivleder.
Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandlere i kommunen er derfor forpliktet til å holde seg orientert om Kvalitetssystemets innhold og følge de retningslinjer og rutiner som systemet inneholder. Saksbehandlerne er ansvarlig for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir arkivlagt elektronisk. Saksbehandlerne skal derfor: - Kontrollere at mottatte brev er registrert av dokumentsenteret. Dette gjelder også elektronisk post. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er journalført. - Ha ansvaret for at sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til dokumentsenteret for journalføring. - All saksbehandling skal skje i sak/arkivsystemet, eller i virksomhetens fagsystem. Saksbehandler har ansvaret for at all sakspost de skriver blir journalført, men registreringen skal autoriseres av dokumentsenteret før konvertering til arkivformat. - Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlig for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til orientering. - Saksbehandler har ansvaret for å melde fra til dokumentsenteret når egne saker skal avsluttes ved å markere dem som ferdig i sak/arkivsystemet. - Saksbehandlerne har ansvaret for at materiale de låner fra fjernarkivet blir registrert og at materiellet blir returnert i samme stand som før utlånet. Utlånsfristen er 2 uker. Når det er behov for å låne en sak over lengre tid, må dokumentsenteret få melding om dette. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet. Alt som er ført i sak/arkivsystemet etter 18.9.06 skal hentes frem elektronisk. |