Saksbehandlers ansvar:
- Registrere og skrive saksframlegg
- Lage og sende ut partsbrev (melding om vedtak fra fanen Behandlinger) NB! Husk melding til revisjon og økonomiavd. på aktuelle saker.
- Følge opp vedtaket (fra fanen Vedtak)
Saken skal registreres etter oppskrift på intranettet (teskjeoppskrift).
Disposisjon på saksframlegget:
Disposisjonen skal anvendes på følgende måte etter fastsatt mal: I Rådmannens innstilling.
- Ulike alternativer skisserespunktvis. Innstillingen starter alltid med en setning der det tydelig går fram hvilket utvalg som sluttbehandler saken: eks: ”Kommunestyret vedtar at …”
- Virkningsdato.
- Saker med budsjettmessige konsekvenser. Her må innstillingen vise dekningsmåte.
II Dokumenter i saken: Oversikt over alle dokumenter i arkivsaken.
- Dokumenter vedlagt: De dokumenter som saksbehandler velger å legge som vedlegg til saksframlegget. Disse blir automatisk med ut til medlemmene.
III Saksopplysninger:
- objektiv
- Bakgrunn
- Problemanalyse
IV Vurdering:
- Subjektiv
- Logiske argumenter
- Ulike alternativ nummereres
- Drøfting for og imot alternativene
Etter at innstilling og saksframlegg er ferdigskrevet:
- Lagre journalposten uten ferdigstilling (status R).
- Send journalposten med saksframlegget på godkjenningsrunde til fagsjef og rådmann.
- Etter godkjenning: Ferdigstille saksfremlegget og sette status på saksfremlegget til KL (fanen Behandlinger, klikk på hammeren til venstre for saksframlegget, velg Rediger, endre behandlingsstatus fra RE til KL. Klar for å behandles i utvalget) Kommer saken inn etter fristen, blir den først med på neste møte i utvalget.
NB! Vedlegg til saksframlegg: Vær kritisk til bruk av vedlegg i en utvalgssak. Ta kun med det som er relevant for saken / begrens mest mulig! V Miljømessig vurdering. -------- VI Oppfølging av vedtak fattet i utvalg:
- Saksbehandler sørger for at vedtak fattet av utvalg skrives og ekspederes til parter i saken. Et partsbrev vil normalt bestå av et utgående dokument hvor saksframlegget med vedtak er kopiert inn. (Kontroller gjerne hvem som er registrert som part i saken).
- Oppretting av partsbrev
- Søk frem saksmappen med saksframlegget hvor melding om vedtak skal ekspederes.
- Finn saksframlegget og gå til fanen "Behandlinger". Velg "lag partsbrev" fra hurtigmenyen.
- Registrer beskrivende tittel for JP i dialogboksen. Velg "lagre og nytt dokument".
- Velg dokumentmal (egen mal for melding om vedtak).
- Utgående tekstdokument opprettes inklusiv alle protokollerte vedtak.
- Melding om vedtak ekspederes fortrinnsvis via SvarUt. Hvis SvarUt av en eller annen grunn er uhensiktsmessig pga innhold, dokumenttype, størrelse på dokumentet ev annet, kan papirpost eller epost brukes. (Epost: ikke post unntatt off.)
|