| Hensikten med skriveregler for registrering av saker og dokumenter er:
- Kunne søke opp saker og dokumenter
- Kunne stole på søkeresultatene
- Arkivet skal være en informasjonskilde for alle i VIB. Også de som ikke har inngående kjennskap til saksområdet skal kunne søke frem saker og dokumenter.
- Offentlig journal skal gi en konkret beskrivelse av innholdet i saker og dokumenter.
- Mer enhetlig bruk av saks- og dokumenttitler.
- Lette oppfølging av saksbehandlingen
- Behov for rapporter og statistikker: Mer enhetlig bruk av saks- og dokumenttitler.
SkrivereglerDen som mottar en skriftlig eller elektronisk henvendelse fra VIB, danner seg en oppfatning av VIB på dette grunnlaget. Det er derfor nødvendig med enhetlige skriveregler. Tittel på sak og dokument (journalpost) skrives med små bokstaver, men husk stor bokstav i første ord og i egennavn. På denne måten unngår vi lettere at brev fra oss havner i spamfilter hos mottaker dersom det sendes som e-post. I adressefeltet mottaker/avsender skal navn/firma og adresse registreres med små bokstaver. Gatenavn skal skrives helt ut. Det er viktig at du ikke oppretter doble saker. Sakstittel skal kun inneholde hvor og eventuelt navn på stedet og skrives enten:
- St. Olavs gate – 0704/1111/2222/1/1 eller
- St. Olavsgate – 0704/1111/2222/1/1 – navn på stedet
Ved saker som er unntatt offentlighet skal tittelen være nøytral, det vil si tittelen ikke skal gjenspeile opplysninger om saken. Journalpost-/dokument tittel Skal inneholde hvor, eventuelt navn på stedet og hva:
- St. Olavsgate – 0704/1111/2222/1/1 – navn på stedet - tilsyn....
Ved dokumenter som er unntatt offentlighet skal tittelen være nøytral, dvs. tittelen må ikke gjenspeile opplysninger om innholdet i dokumentet. Språkform For å sikre søkbarhet vil VIB bruke: Bokmål - brukes i sakstittel og i innholdsfeltet i journalpost – på 1. tittellinje. Uansett språket i brevene. Originaltittel: Når dokumentet er skrevet på nynorsk eller annet språk, skrives originaltittelen på 2. linje
| Sakstittelen
|
Kommenterer
|
| Meningsbærende innhold som dekker hele saksforholdet (alle dokumenter i saken).
|
Sakstittelen skal være dekkende for innholdet i alle journalpostene. Så kort som mulig.
|
| Skill den ene saken fra alle andre saker - Ingen sakstitler skal være helt identiske
|
Legg til helt spesifikke opplysninger hvis det er en sakstype det er mange av. Årstall, person, gnr/bnr, bedrifter …etc
|
| Skal inneholde relevante søkeord
|
Legg til søkeord som kan lette gjenfinning
|
| Sakstitler skal ikke ufarliggjøres for å unngå innsynskrav, men opplysninger unntatt offentlighet kan skjermes.
|
Man skal så langt det er mulig unngå å unnta en sak fra offentlighet. (Se journalpost-innhold )
|
| For personmapper
|
Se oversikt over sakstyper
|
| Journalpost - Innhold
|
|
| Meningsbærende innhold som skal beskrive dokumentets innhold
|
Overskriften på innkomne brev/notater trenger ikke skrives inn ordrett. Bør være dekkende og så kort som mulig
|
| Normalt ikke identisk med sakstittelen
|
|
| Skill det ene dokumentet fra det andre - Ingen innholdsbeskrivelser i saken skal være helt identiske
|
Legg til helt spesifikke opplysninger som: Vurdering, klage, …etc
|
| Bruk søkbare ord
|
Bruk tittel som utgangspunkt og legg til relevante søkeord som kan lette gjenfinning
|
| Teksten i innhold skal ikke ufarliggjøres for å unngå innsynskrav, men opplysninger unntatt offentlighet kan skjermes.
|
Kan være nødvendig i enkelte saker, f.eks. personnr og personlige kontonr.
|
| Ved skjerming må resterende tekst være meningsfylt uten å røpe taushetsbelagte opplysninger eller andre forhold som vurderes unntatt offentlighet.
|
Velg hjemmel for gradering og merk av hvilke felt som skal skjermes. Velg grad av skjerming: Ingen haker - åpent dokument Skjerming 1 - kun dokumentfil skjermes Skjerming 2 - linje to i tittel skjermes Skjerming 3 - linje to, avsender/mottaker og klassering skjermes
|
| Dokumenttittel (filnavn)
|
|
| Hoveddokument: Journalpostinnhold og dokumenttittel vil som hovedregel være likt.
|
|
| Alle målformer tillatt her.
|
|
| Vedlegg: Gi filene meningsbærende navn. Legg eventuelt til nødvendig informasjon som: Vedlegg 1 Offentlig versjon (ved skanning av sladdet versjon)
|
|
|