Ansvarsfordeling

Oppgave

Når

Ansvarlig

Poståpning / e-post

Daglig

Mottaker

Som hovedregel åpnes all post.

Også personlig adressert papirpost (post med ansattes navn etter bedriftsnavnet).

Arkivbegrensning utføres.

Registreres med dagens dato

Registrering og skanning av inngående post og e-post

Daglig

Mottaker

Hva skal registreres:

 Registrering:

•   Velg eksisterende sak/ ny sak
•   Fordele til saksbehandler eller    avdeling
•   Følg instruks for registrering i      documaster
•   Følg skriveregler
•   Vurder skjerming

Fordeling

Fortløpende

Postmottak

Saksbehandler

Avdelingsleder

Daglig leder/brannsjef

Postmottaket så langt de kan.

Leder, evt. stedfortreder fordeler post til saksbehandler der det ikke er tildelt direkte fra postmottak.

Ved lengre fravær må postmottak informeres.

E-post sendt direkte til saksbehandler

Fortløpende

Saksbehandler

Saksdokumenter registreres på riktig sak i fagsystemet/documaster

Skriveregler følges 

Avsender skal aldri være bare e-postadresse, men navn på firma eller privatperson.

(Evt ny sak opprettes)

Utgående e-post fra saksbehandler

Fortløpende

Saksbehandler

Saksdokumenter registreres på riktig sak i fagsystem/documaster

Mottaker skal være navn på firma eller privatperson, aldri bare e-postadresse.  

Ekspedering av dokumenter

Fortløpende

Saksbehandler

Når saksbehandler skal sende dokumentet skal:

• Brevet sendes i hovedsak via e-post/SvarUt
• Dersom brevet må sendes ut på papir skrives dokumentet ut postlegges.

Hensikt: Egenproduserte   dokumenter som ligger lagret er dokumentasjon/bevis på hva som er sendt ut fra VIB.

Kvalitetskontroll av journalposter

Fortløpende

Alle

Sjekker journalopplysninger.

Korrektur

• Skriveregler
• Gradering
• Skjerming

Vil komme med på offentlig journal

Lese korrektur offentlig journal

Ukentlig

Arkivansvarlig

En ekstra sjekk på skjerming av nødvendige opplysninger

Publisere offentlig journal

Ukentlig

Arkivansvarlig

Fortløpende

Restanseoppfølging

Fortløpende

Leder/saksbehandler

Følger opp forfallsfrister og restanser i avdelingen.

Jo mer ajourført dette er, jo mer reell oversikt vil VIB få over   saksbehandlingen.

Lederansvar å sikre at saksbehandlere selv besvarer de inngående   dokumentene de er tildelt ansvar for.

Restanseoppfølging

Fortløpende

Saksbehandler

Behandle fortløpende mottatte brev.

Møtesaker (styre, AMU, MU osv)

Fortløpende

Daglig leder/brannsjef

Setter opp saksliste, sakspapirer, prosessen til deltakere, publiserer, møteprotokoller, melding om vedtak, samlet saksfremlegg, lukke møter etc.