Eldre og avslutta arkiv

Avleveringsplikt

Alle arkivskapere i VIB skal i tråd med arkivplanens bestemmelser avlevere eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot. Med eldre og avsluttet arkiv menes det arkivmateriale som er gått ut av forvaltningsmessig bruk eller materiale etter arkivskapere som er lagt ned eller avviklet.

Framgangsmåte

Papirbasert arkivmateriale

Tidspunkt for avlevering

Eldre arkiv skal avleveres 25- 30 år etter at materialet oppsto. Avsluttet arkiv skal avleveres straks dersom det tilhører en nedlagt virksomhet, avdeling eller styre i VIB.

Organisering av arbeidet

Det anbefales at arkivmaterialet avleveres samlet hvert 4. år. Arbeidet organiseres av arkivleder, som sammen med arkivdepotet (IKA) vil veilede arkivet i dette arbeidet.

VIB skal alltid ta kontakt med arkivdepot i god tid før avlevering for å forsikre seg om at de har kapasitet til å ta imot materialet på ønsket tidspunkt.

Klargjøring av materialet

• Arkiv fra tiden etter 1980 skal være ordnet og katalogisert av arkiv før avlevering.
• Det vil si at materialet skal være gjennomgått, identifisert og analysert med tanke på arkivbegrensing og kassasjon, listeført på arkivstykke- og saknivå, og beskrevet i forhold til administrativ tilhørighet.
• Materialet skal være rengjort for smuss og støv, plastomslag, merkelapper med lim, binders, stifter og tape.
• Saksarkiv skal ligge i riktig rekkefølge i henhold til arkivstrukturen (arkivnøkkelen).
• Korrespondanse og dokumenter skal være lagt i syrefrie omslag som merkes med innhold og ytterår, og plasseres i arkivbokser i egnet format (A4 eller folio). Boksene skal ikke være for fulle.
• Avleveringslisten skal gi fortløpene oversikt over materialet.
• Hvis deler av materialet er unntatt fra offentlighet skal dette framgå av listen.

Transport

• Materialet stables i rekkefølge inn i bilen.
• Materialet skal være stablet og sikret på en slik måte at materialet ikke skades. Alt skal være pakket i esker. Arkivstykkene skal under ingen omstendighet ligge løst i bilen.
• Materialet skal fraktes sikkert i lukket bil til IKAs lokaler i Kongsberg.
• Ved avlevering av store volum bør bilen ha lift.
• Bilen skal ikke forlates underveis til Kongsberg. Vi anbefaler derfor at minst to personer deltar i transporten.
• VIB dekker alle kostnader ved transport.