Periodisering

Periodeinndeling av arkivene

I følge arkivforskriften skal saksarkiv fra avsluttede journalperioder, og andre arkivserier som ikke lengre er i bruk, skilles ut fra dagligarkivet (aktivt arkiv) og plasseres i bortsettingsarkiv.

I tillegg skal det periodiseres når viktige arkivorganisatoriske endringer tilsier det, som f.eks. ved nedlegging eller sammenslåing av virksomheter med egne arkiver, flytting av store saksområder eller oppgaver, bytte av forvaltningsnivå eller privatisering, ved sentralisering av arkivtjenesten, overgang til elektronisk arkiv og ved skifte av arkivnøkkel.

Arkivet skal rutinemessig deles i fysiske enheter som følger arkivperioden. Etter at en arkivperiode er avsluttet, skal avsluttet arkiv fra perioden overføres til bortsettingsarkiv. Etter to perioder i bortsettingsarkivet skal arkivmaterialet avleveres til arkivdepot.

Arkivets ulike livsfaser vil etter dette bli som følger:

1. Dagligarkiv, fra 0-4 (8) år
2. Bortsettingsarkiv fra 4 (8)-25 år
3. Arkivdepot fra 25-30 år

Formål

Periodisering er et praktisk grep som gjøres for å få bedre kontroll med, og oversikt over, arkivmassen. Ved å skille ut alle avsluttede saker fra en arkivperiode, slik at disse kan overføres til bortsettingsarkiv, gjør vi rom for nye saker i aktivt arkiv og starter prosessen med å få avlevert matarialet til arkivdepot. Arkivene blir lettere å finne fram i når uaktuelt materiale settes bort.

Hvordan periodisere?

Metoden avhenger av årsaken til hvorfor man periodiserer, og om man har papirbasert arkiv med papirbasert postjournal, papirbasert arkiv med elektronisk postjournal eller elektronisk arkiv og postjournal.

Uavhengig av årsak skal det settes strek ved en bestemt dato, arkivet avsluttes og det startes opp et nytt ved tidsskillet.

Hva skal periodiseres?

Periodiseringen omfatter de arkivdelene som det er naturlig å avgrense i tid.

Planlegging og gjennomføring

Planlegging av periodeinndelingen er viktig for å kunne sette av tid til de arbeidsoppgavene dette forutsetter. I planleggingsfasen bestemmes årsaken til periodiseringen og metode: skarpt skille eller overlappingsperiode. Det skal sendes ut informasjon til alle berørte slik at saksavslutningen skjer i tide.

Skarpt skille

Skarpt skille benyttes ved bruk av papirbasert postjournal, overgang fra papirbasert til elektronisk journal og ved omfattende organisatoriske eller arkivmessige omlegginger.

Framgangsmåten er som følger:

• Dato for skille D skal settes og nytt saksarkiv gjøres klart.
• Alle dokumenter skal avskrives og alle saker avsluttes uavhengig om de fremdeles er til behandling.
• Nye saker eller saker som er til behandling skal opprettes på nytt i nytt arkiv med nye saksmapper.
• Det lages kryssreferanser mellom gammel og ny saksmappe.
• Gammel saksmappe kan lånes ut og legges ved den nye mappa til saken er endelig avsluttet.
• Den gamle arkivdelen klargjøres for depotuttrekk. Dette gjennomføres i samarbeid med documaster og IKA.

Bortsetting av fysisk arkiv

Papirbaserte arkivserier behandles på følgende måte:

• Møtebøker og vedtaksbøker, kopibøker, løpende journal: årgangene fra den avsluttede perioden bindes inn, og overføres til bortsettingsarkiv.
• Spesialarkiv: mapper som har blitt uaktuelle i løpet av arkivperioden skilles ut fra det aktive arkivet, gjennomgås med tanke på arkivbegrensinsg og kassasjon, alt av plast, metall, tape, limte lapper o.l. fjernes, og materialet plasseres i arkivbokser i tråd med arkivstrukturen (kronologisk rekkefølge i henhold til arkivkode), og overføres til bortsettingsarkiv.
• Saksarkiv: de avsluttede sakene fra siste arkivperiode skal skilles ut, gjennomgås med tanke på arkivbegrensing og kassasjon, alt av plast, metall, tape, limte lapper o.l. fjernes, og materialet plasseres i arkivbokser i tråd med arkivstrukturen (kronologisk rekkefølge i henhold til arkivkode), og overføres til bortsettingsarkiv.

Ved overføring til bortsettingsarkiv skal man merke de enkelte arkivstykker (esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium etc.) med:

• navn på bedrift
• navn på arkivskaper
• arkivdel
• innhold (kode og tekst i arkivnøkkelen)
• tidsrom arkivmaterialet omfatter
• nummerering av arkivstykkene

Alt arkivmateriale fra en periode skal stilles opp samlet i bortsettingsarkivet slik at sammenhengen mellom de ulike delene beholdes. Det skal utarbeides summariske lister over materiale som er bortsatt.