|
Journalføringsregler i Websak Fokus
Generelle journalføringsregler
Ved journalføring må det tas hensyn til hva som kommer frem på de ulike utskriftene og hvilke opplysninger det kan være aktuelt å søke på.
Sakstittel
Sakstittel skal dekke hele saksforholdet. Den skal gi mening og skille saken fra andre saker.Det er viktig at en ved journalføring tenker på hvilke opplysninger det kan være aktuelt å søke på senere.
Journalinnhold
Tittelfeltet i journalposten skal kort fortelle hva journalposten handler om og være dekkende for underliggende dokumenter. Beskrivelsen skal være slik at journalposten lar seg identifisere og skille fra andre journalposter i saken. Overskriften i brevet er utgangspunkt og benyttes i sin helhet, eventuelt i forkortet utgave, der ovenforstående kriterier oppfylles.
Dokument tittel/vedlegg
Dokumenttittel skal kort fortelle hva dokumentet handler om og være dekkende for det enkelte dokument.
Språk
Sakstittel og journalpostbeskrivelse skrives på nynorsk. Bokmål skrives på nynorsk. Utenlandske beskrivelser skrives på norsk/bokmål. Alle stedsnavn skrives etter norske skriveregler. Skrivereglene er viktig for søk i databasen.
Tekststrenger
Tekststrenger skilles med tankestrek.Eksempel: Høring – forskrift om ett eller annet. Søknad om tiltak – fritidsbolig gnr/bnr
Avsender/mottaker
Det er viktig at hele navnet skrives inn. Forkortelser gjør det vanskelig å søke opp i ettertid.Skriv inn postadresse – ikke besøksadresse.De mest brukte institusjoner er lagt inn i adresseliste. Ved å legge inn kortnavn og trykke tab-tasten vil feltet for avsender/mottaker fylles automatisk ut.
Dato
Ved datering av post skrives dato dd.mm.åååå (28.05.2010). Ved søk utelates 0. (28.5.2010) Dersom dokumentet er udatert merkes det med hake i feltet Udatert. Ved feildaterte brev benyttes ikke datofeltene.
Merknadsfelt
Merknadsfeltet på saksnivå benyttes til å skrive inn merknader som gjelder for hele saken. For eksempel referanse til tidligere sak. Merknadsfeltet på journalpostnivå brukes til å skrive inn merknader som angår denne journalposten. For eksempel dersom det blir besvart pr. tlf eller e-post kan innholdet legges som merknad.
Lenker
Lenker på saksnivå brukes til å lenke saken mot en annen sak i Websak Fokus. Finn saken du skal lenke mot og lenken legges inn med riktig tekst under fanen for lenke.
Saker som utgår
Ved feilregistrering flyttes journalpost til riktig sak hvoretter den feilregistrerte saken merkes Utgått. Påse at dette skjer i riktig rekkefølge da journalposten ellers vil forsvinne ved lagring. Årsaken til at saken utgår kan skrives i merknadsfeltet.
Journalposter som utgår
Ved feilregistrering utgående journalpost kan den fjernes fra saksoversikten ved å legge inn Status utgått/flyttet. Dette benyttes kun ved dobbelregistrering og der journalposten mangler dokument. |