Formålet om arkivplan

Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon Levanger kommune.

Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at kommunen ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6 hvor det heter: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Den elekroniske arkivplanen er også ett ledd i kommunens målsetning om å øke tilgjengeligheten for publikum til informasjon fra den offentlige forvaltning.

Rådmannen har arkivansvaret

I kommunen er det rådmannen som har det overordnede arkivansvaret (jfr. Arkivforskriften § 1-1). Arkivleder har det daglige ansvaret for kommunens arkivtjeneste og utarbeider arkivplan.

Arkivplanen dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes. Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsettingen:

• Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
• Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
• Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden
• Arkivet skal foreta bevaring og kassasjon på betryggende måte etter gjeldende bevarings- og kassasjonsregler.

Jeg oppfordrer alle ansatte i kommunen til å sette seg inn i og følge retningslinjene i arkivplanen.

Ola Stene

rådmann Levanger kommune